Świąteczne prezenty dla kontrahentów – czy można rozliczyć je jako koszt firmy?

Przesyłanie świątecznych upominków kluczowym klientom i partnerom w biznesie to powszechna praktyka, stosowana w wielu firmach. Takie działania wynikają nie tylko z życzliwości, ale też chęci budowania i zacieśniania relacji z kontrahentami. Czy wydatki poniesione w związku z zakupem prezentów stanowią koszty uzyskania przychodu? Jak je rozliczyć?

Prezent dla klienta a koszty – liczy się cel poniesienia wydatków

Decyzja o wręczeniu prezentów klientom firmy właśnie zapadła. To bez wątpienia skuteczny sposób na wzmocnienie biznesowych relacji i podziękowanie za udaną współpracę. Zwyczaj dawania upominków świątecznych klientom z każdym rokiem zyskuje na popularności. To miły gest, który pozwala wyrazić, jak wysoko cenimy sobie współpracę z danym kontrahentem. Czy jednak zakup prezentów będzie mógł być ujęty w kosztach podatkowych? Odpowiedzi należy szukać w przepisach. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych liczy się cel poniesienia wydatków.

Jeśli wydatki na prezenty świąteczne zostały poniesione dla osiągnięcia dochodów lub stanowią zabezpieczenie źródła przychodów, można uwzględnić je w kosztach podatkowych. Jeśli natomiast podarunki zostają wręczone w celach reprezentacyjnych, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Prezent dla kontrahenta a koszty uzyskania przychodu

Co to oznacza w praktyce? Wręczanie świątecznych upominków kontrahentom rozumiane jako działanie w myśl współczesnej kultury biznesowej nie może być rozliczane jako koszt uzyskania przychodu. Podejmowane działania mają bowiem cel reprezentatywny, czyli sprzyjające poprawie wizerunku firmy.

Kiedy sytuacja wygląda inaczej? Gdy wręczanie podarunków ma na celu promowanie marki i jej produktów. By tak było, prezenty świąteczne powinny mieć charakter reklamowy, np. być opatrzone firmowym logo. Powinny także być bezpośrednio związane z działalnością firmy lub kategorią świadczonych przez nią usług i dostępne dla szerokiego grona odbiorców, a nie tylko wybranej grupy kontrahentów.

Prezent dla pracownika a koszty uzyskania przychodu

A co z prezentem dla pracownika? Czy w tym przypadku także nie ma mowy o zaksięgowaniu wydatków w kosztach firmy? Tym razem warto zapoznać się z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13. Zgodnie z nim świąteczne upominki dla osób zatrudnionych spełniają przesłanki darowizny, podlegającej przepisom ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nie stanowią więc kosztów uzyskania przychodów i nie są nieodpłatnymi świadczeniami w rozumieniu ustawy o PIT.

Oznacza to, że pracodawca wręczający świąteczne prezenty pracownikom nie pełni roli płatnika PIT, a poniesione na ten cel wydatki nie zostają uwzględnione w kosztach podatkowych.

Alkohol na prezent a koszty uzyskania przychodu

Wiele firm decyduje się na obdarowanie kluczowych klientów wykwintnym alkoholem. Popularnym pomysłem są także świąteczne kosze prezentowe. Ich zawartość stanowią wyszukane produkty, takie jak orzechy w czekoladzie, lokalne przetwory, suszone owoce, praliny i marcepan, a także aromatyczne herbaty, kawy i wyszukane trunki.

Podobnie jak innych podarunków świątecznych, koszy prezentowych i alkoholu nie można zaksięgować w kosztach firmy. Wręczane są bowiem w celach reprezentacyjnych. Służą budowaniu i poprawie już istniejących relacji z kontrahentami oraz utrwalaniu pozytywnego wizerunku marki. Wyjątkiem jest sytuacja, w której upominki te związane są bezpośrednio z działalnością firmy lub stanowią reklamę jej produktów czy też usług. W dalszym ciągu jednak nie może być mowy o zaksięgowaniu w kosztach firmy alkoholu.

Prezent dla kontrahenta a koszty uzyskania przychodu w 2024 r. – kiedy upominki można odliczyć?

Niektóre firmy próbują obejść przepisy, oznaczając świąteczne prezenty swoim logotypem po to, by nabrały charakteru reklamowego. Takie działania jednak nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, a cel wręczenia upominków z całą pewnością zostanie zakwestionowany przez urząd skarbowy.

Aby bowiem można było rozliczyć je jako koszty firmy, powinny być drobnymi gadżetami, takimi jak kalendarze, długopisy czy notesy z logotypem. Dodatkowo, ich wręczanie powinno mieć charakter masowy, a nie być ograniczone tylko do określonej grupy klientów. Jak więc widać, świąteczne kosze prezentowe oraz inne upominki przygotowywane dla kontrahentów tuż przed gwiazdką obecnie nie mogą być traktowane jako koszty. Nie wygląda też na to, by najbliższa przyszłość miała przynieść w tej kwestii jakiekolwiek zmiany.

Czy to oznacza, że lepiej zrezygnować z ich wręczania? Nie, ponieważ lista korzyści z obdarowywania klientów na święta jest długa. Kosz z łakociami niewątpliwie stanowi inwestycję w trwałe relacje i udaną współpracę w przyszłości. Taki prezent może sprawić, że klient poczuje się doceniony, a wizerunek naszej marki w jego oczach bez wątpienia ulegnie poprawie.